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«Il ruolo degli specialisti HR è in continua evoluzione»

Digitalizzazione, trasformazione digitale, nuovo mondo del lavoro: concetti di cui tutti noi abbiamo già sentito parlare. Perché questi cambiamenti sono determinanti per il settore del personale e che cosa comportano per le collaboratrici e i collaboratori nel prossimo futuro? Nel seguito le risposte di Jürg Stauffer, capo del Personale DDPS.

16.12.2021 | Personale DDPS

Jürg Stauffer, capo del Personale DDPS | Foto: VBS/DDPS Sam Bosshard

 

Che importanza ha per lei la trasformazione digitale nel settore del personale?

Negli ultimi anni la digitalizzazione ha cambiato molto il mondo del lavoro: i ritmi di lavoro sono più rapidi e bisogna continuamente far fronte a cambiamenti e imparare qualcosa di nuovo. È chiaro: la trasformazione digitale rende necessari nuovi modi di pensare e agire, in particolare nel settore del personale. Per questo motivo la digitalizzazione è un tema importante e una priorità nelle due strategie della Confederazione e del DDPS per il personale.

I processi del settore del personale sono stati e saranno ulteriormente digitalizzati. Tuttavia non si tratta soltanto di digitalizzare documenti e inviare e-mail anziché lettere, non è così?

No, certo che no! Nel quadro del progetto mantello «Cluster Personal HR-IT», compreso nel programma «SUPERB» della Confederazione, sono in corso svariate attività. Il DDPS è rappresentato in maniera ottimale nel progetto mantello, con collaboratrici e collaboratori di tutte le unità amministrative. Un simile progetto comporta, tra l’altro, i seguenti vantaggi immediati: concretizzazione armonizzata dei processi HR in tutta l’Amministrazione federale; rapida ed elevata produttività per le collaboratrici, i collaboratori e i superiori; individuazione e pianificazione tempestive dei cambiamenti e del fabbisogno a livello di personale; possibilità di riconoscere più facilmente le persone di talento e promuoverle mediante misure di pianificazione delle carriere e di sviluppo; modalità di lavoro maggiormente interconnesse grazie alle nuove tecnologie.

Il progetto consentirà inoltre di garantire che i dati concernenti il personale siano trattati, conservati ed eliminati conformemente alle disposizioni in materia di protezione dei dati. Acta Nova, ad esempio, non è idoneo per l’archiviazione di dati concernenti il personale. Le regole per la conservazione, archiviazione ed eliminazione di dati in sistemi come Acta Nova divergono dalle prescrizioni in vigore per gli incarti del personale. Inoltre, Acta Nova non rispecchia un processo integrale in materia di personale. Per questo motivo tra gli obiettivi del progetto «HR-IT2025» non è compresa un’interfaccia con Acta Nova. Le eventuali soluzioni di transizione adottate in Acta Nova e approvate dall’Ufficio federale del personale dovranno di conseguenza essere sostituite nel quadro del progetto «HR-IT2025».

Quali sono per lei le sfide principali di questo progetto?

Che tutti si sentano a loro agio in questo periodo di cambiamenti: superiori, specialisti HR, collaboratrici e collaboratori. Il progetto «Cluster Personal (HR-IT)» influirà sulla collaborazione e sul lavoro quotidiano in tutto il DDPS. Mi sta pertanto a cuore che tutti rimangano aggiornati e si sentano a loro agio con i nuovi strumenti e i nuovi processi. Ciò consentirà al Dipartimento di fare un passo in più verso la digitalizzazione.

Quali saranno le prossime novità per il personale del DDPS?

La tabella di marcia del progetto «Cluster Personal (HR-IT)» comprende le seguenti tematiche sino alla fine del 2022: «gestione delle candidature», «onboarding» (entrata in funzione e introduzione), «rilevamento delle presenze», «gestione delle spese», «gestione dell’apprendimento» e «gestione dei talenti». In alcune unità amministrative è inoltre in corso il rollout di un tool per l’allestimento di certificati di lavoro digitali. Gran parte dei processi concerne tutte le collaboratrici e tutti i collaboratori, che ad esempio rilevano di persona le loro presenze e si iscrivono a corsi di formazione e perfezionamento, oppure i superiori, che allestiscono certificati di lavoro per i loro subordinati. Per gestire i sistemi gli specialisti HR devono tuttavia acquisire un know-how supplementare.

Che cosa comporta dunque la digitalizzazione per le collaboratrici e i collaboratori che lavorano nel settore del personale?

Gli specialisti HR devono innanzitutto assicurarsi di disporre in prima persona delle competenze e delle capacità necessarie per la trasformazione digitale. Su un altro versante devono assistere i superiori e i collaboratori nel processo di digitalizzazione, conformemente al loro ruolo di consulenti. Nel quadro di questo compito elaborano possibilità di sviluppo su misura e al passo con i tempi per il personale, aiutano la linea a formare una cultura del lavoro che promuove la digitalizzazione e l’innovazione e accompagnano attivamente i processi di cambiamento. Il ruolo degli specialisti HR è dunque in continua evoluzione.