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«Die Rolle der HR-Fachkräfte entwickelt sich ständig weiter»

Digitalisierung, digitale Transformation, neue Arbeitswelt. Alle von uns haben diese Begriffe schon einmal gehört. Wieso sind diese Veränderungen für den Personalbereich relevant und was kommt in nächster Zeit auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu? Antworten von Jürg Stauffer, Personalchef VBS.

16.12.2021 | Personal VBS

Jürg Stauffer, Personalchef VBS | Foto: VBS/DDPS Sam Bosshard

 

Welche Bedeutung schreiben Sie der digitalen Transformation im Personalbereich zu?

In den letzten Jahren hat sich Vieles aufgrund der Digitalisierung in der Arbeitswelt geändert: das Arbeitstempo erhöht sich, man muss sich laufend neues Wissen aneignen und mit Veränderungen zurechtkommen. Es ist klar: die digitale Transformation erfordert neue Denk- und Handlungsweisen, insbesondere im Personalbereich. Deswegen ist die Digitalisierung ein wichtiges Thema und dementsprechend in beiden Personalstrategien – Bund und VBS – ein Schwerpunkt.

Prozesse im Personalbereich wurden und werden digitalisiert. Es geht aber nicht nur darum, Dokumente zu scannen und E-Mails anstatt Briefe zu schicken, oder?

Nein, selbstverständlich nicht! Im Rahmen des übergeordneten Projekts «Cluster Personal HR-IT im Rahmen des Bundesprogramms SUPERB» sind unterschiedliche Aktivitäten am Laufen. Das VBS ist dort mit Personen aus allen Verwaltungseinheiten gut vertreten. Die direkten Vorteile eines solchen Projekts sind unter anderem die harmonisierte Umsetzung von Personalprozessen über die ganze Bundesverwaltung hinweg, rasche und hohe Produktivität für Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und Vorgesetzte, Personalveränderungen und -bedarf früh erkennen und planen, Talente einfacher eruieren und mit Laufbahnplanung und Entwicklung fördern und vernetzteres Arbeiten durch neue Technologien ermöglichen.

Das Projekt stellt ebenfalls sicher, dass die Personaldaten nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen bearbeitet, aufbewahrt, und vernichtet werden, denn ActaNova ist beispielsweise grundsätzlich nicht geeignet für das Ablegen von Personaldaten. Dies weil hier andere Regeln für die Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung gelten als im Personaldossier, und weil es auch kein integrales Personalprozesssystem darstellt. Im Zielbild von HR-IT2025 ist daher auch keine Schnittstelle zu ActaNova angedacht. Allfällige Übergangslösungen im Acta Nova, welche durch das Eidgenössische Personalamt bewilligt wurden, müssen mit HR-IT2025 entsprechend abgelöst werden.

Wo sehen Sie die grösste Herausforderung dieses Projekts?

Dass alle sich in Zeiten des Wandels zurechtfinden. Egal ob Führungskräfte, HR-Spezialistinnen und -Spezialisten oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das Projekt «Cluster Personal (HR-IT)» wird die Zusammenarbeit und den Arbeitsalltag im gesamten VBS beeinflussen. Es ist mir daher ein Anliegen, dass alle auf dem Laufenden gehalten werden und gut mit den neuen Tools und Prozessen zurechtkommen. Somit machen wir das VBS digitaler.

Was wird also als Nächstes aufs Personal des VBS zukommen?

Entlang der Roadmap des «Clusters Personal (HR-IT)» stehen bis Ende 2022 folgende Themen an: Bewerbungsmanagement, Onboarding (Eintritt und Einarbeitung), Zeitwirtschaft, Spesenmanagement, Lernmanagement und Talentmanagement. Aktuell läuft zudem in einigen Verwaltungseinheiten der Rollout eines Tools zum Erstellen digitaler Arbeitszeugnisse. Ein Grossteil der Prozesse betrifft alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, da sie ja zum Beispiel ihre Zeit selbständig erfassen, sich für Aus- und Weiterbildungen anmelden oder die Führungspersonen die Arbeitszeugnisse für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erstellen. Die Bewirtschaftung der Systeme erfordert aber zusätzliches Know-How bei den HR-Fachleuten.

Was bedeutet also die  Digitalisierung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die im Personalbereich tätig sind?

Die HR-Fachkräfte müssen einerseits sicherstellen, dass sie selber über die nötigen Kompetenzen und Fähigkeiten für die digitale Transformation verfügen. Andererseits müssen sie in ihrer beratenden Rolle die Führungskräfte sowie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Digitalisierung unterstützen. Dazu gehört das Erarbeiten von massgeschneiderten und zeitgemässen Entwicklungsmöglichkeiten für das Personal, das Befähigen der Linie bei der Gestaltung einer Arbeitskultur, welche Digitalisierung und Innovation fördert und die aktive Begleitung der Veränderungsprozesse. Die Rolle der HR-Fachkräfte entwickelt sich also ständig weiter.